使用Word製作的文件，插入數位相機拍攝的照片，因為沒有將照片縮小，製作完成的文件檔案會很大，不但佔用硬碟的儲存空間；想要將檔案寄給別人，也會因為電子郵件有檔案大小的限制，如果檔案太大，就無法使用電子郵件寄出。使用Word壓縮圖片的功能，可以快速地將所有的圖片壓縮，降低檔案的大小。本文以Word 2003製作完成且未壓縮圖片的檔案，使用Word 2010開啟並壓縮圖片，說明壓縮圖片的方法：
1.如圖示，Word 2003製作完成的文章，總共只有4頁，檔案大小卻為6420 KB，分析其原因，發現是插入幾張未縮小的數位照片所造成的。
2.以Word 2010開啟Word 2003製作的檔案，如圖示，會以相容模式開啟檔案。
3.點選「檔案\資訊\轉換」，將Word2003轉換為Word 2010的格式。如果沒有轉換為Word 2010的格式，壓縮圖片會失敗，檔案無法縮小。
4.點選「確定」。
5.以滑鼠選取照片，準備壓縮照片。插入照片以後，雖然已經把照片縮成很小張，檔案的大小還是和未縮小時一樣，只有使用壓縮圖片的功能，才能將檔案縮小。
6.點選「圖片工具格式\壓縮圖片」，準備壓縮插入的照片。
7.依照自己的需要選擇「目標輸出」。因為準備以電子郵件寄出，選擇「電子郵件」，點選「確定」。
8.如圖示，照片已經壓縮完成。照片的效果和清晰度完全不受影響。
9.點選「檔案\另存新檔」。
10.輸入檔案名稱，存檔類型選擇「Word文件〈*.docx〉」，Word 2010的檔案類型，點選「儲存」。
11.點選「關閉」，結束圖片的壓縮。
12.壓縮圖片以後檔案大小只剩208 KB，只有原來大小6420 KB的約30分之1。
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